Ngày nay, với sự phát triển của khoa học, công nghệ, thông
tin đại chúng, ngoài gặp mặt trực tiếp nói chuyện, người ta còn trao đổi công
việc qua điện thoại, nhất là những người đang đi làm. Lúc này, kỹ năng nói chuyện
qua điện thoại cần thiết hơn bao giờ hết, trở thành công cụ giúp bạn có những
cuộc đàm phán thành công.
Cố gắng giữ giọng nói ở mức vừa phải, nhịp điệu phù hợp
Chắc chắn bạn sẽ không được thoải mái cho lắm khi đối phương
nói chuyện qua điện thoại giống như đang quát vào tai mình đúng không? Người
khác cũng vậy đó. Vậy nên, bạn hãy luôn giữ âm lượng vừa phải và cố gắng điều
chỉnh giọng nói của mình dễ nghe nhất có thể. Với những người chuyên làm công
việc cần phải nói chuyện qua điện thoại như nhân viên tư vấn khách hàng, nhân
viên tổng đài điện thoại thì càng rất cần thiết.
Trong những trường hợp như vậy, bạn hãy cố gắng hạn chế nói
giọng địa phương và tuyệt đối không được phát âm sai chính tả nhé. Đặc biệt, với
những điểm quan trọng, hãy nhấn mạnh để đối phương có thể hiểu vấn đề bạn muốn
đề cập tới một cách dễ dàng nhất.
Hãy thể hiện sự nhiệt tình khi nói chuyện qua điện thoại
Chắc chắn đối phương sẽ không có hứng thú nếu nhận ra rằng bạn
có vẻ thờ trong cuộc giao tiếp này. Hãy tỏ ra biết lắng nghe vấn đề mà cả hai
đang trao đổi. Nếu họ hiểu sai vấn đề, hãy nhẹ nhàng giải thích lại một cách rõ
ràng nhưng ngắn gọn và dễ hiểu hơn. Chắc chắn rằng, cuộc nói chuyện của hai người
sẽ hiệu quả hơn đấy!
Lịch sự là yêu cầu tối thiểu
Nếu bạn có thói quen nóng nảy, hay buông ra những lời khó
nghe thậm chí là xúc phạm người nghe thì hãy bỏ ngay nhé. Vì chỉ cần lỡ lời làm
người khác khó chịu, làm họ cảm thấy bị coi thường thì bạn đã “fail” rồi đấy. Sẽ
không ai muốn giữ máy thêm giây phút nào nữa cả. Nó còn ảnh hưởng cả tới những
lần nói chuyện sau này. Vì vậy, hãy giữ phép lịch sự khi nói chuyện qua điện
thoại trong bất kì tình huống nào.
Đừng dập máy trước đối phương
Cũng giống như phép lịch sự, nếu bạn cúp máy sau đối phương,
họ sẽ thấy rằng bạn không coi trọng họ cũng như không quan trọng cuộc điện thoại
của hai người, từ đó làm mất thiện cảm từ đối phương. Đôi khi chỉ vì hành động
nhỏ này cũng khiến mọi công sức nói chuyện của bạn trở nên đổ sông đổ bể. Vậy
nên, hãy để họ cúp máy trước bạn nhé! Chắc chắn rằng, với thái độ này, không những
cuộc nói chuyện đạt được hiệu quả mà bạn còn nhận được cái nhìn rất thiện cảm từ
họ đó.
Hạn chế những trường hợp ngắt quãng khi nói chuyện qua điện
thoại
Bạn là nhân viên tư vấn khách hàng? Đối phương đang cần sự
giúp đỡ từ bạn? Hãy hạn chế để họ chờ máy quá lâu. Trong khi tư vấn, nếu gặp rắc
rối không giải quyết được và cần phải nhờ người khác thì bạn hãy xin lỗi khách
hàng. Hãy tranh thủ thời gian để giải quyết vấn đề và gọi lại ngay cho khách
hàng. Ngoài ra, để khách hàng không khó chịu, bạn hãy tránh những từ “à”, “ừm”
,… trong cuộc nói chuyện. Điều này là nhân chứng tố cáo bạn kinh nghiệm chuyên
môn, và chắc hẳn khách hàng hay đối phương sẽ cảm thấy thiếu tin tưởng ở bạn.
Đừng để cảm xúc riêng tư xen lấn vào công việc
Bạn đang đi làm, có nghĩa là bạn đang thực hiện công việc,
nhiệm vụ của mình. Vì thế sẽ không có những cảm xúc cá nhân xen lấn vào việc
công. Và khi nói chuyện điện thoại cũng nằm trong công việc của bạn, hãy giữ
cho mình thái độ vui vẻ nhất có thể để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ,
hiệu quả. Tốt nhất, hãy tự tạo cho mình cảm giác thoải mái. Chỉ khi luôn cảm thấy
thoải mái, tự tin, bạn mới hoàn thành tốt nhiệm vụ thôi. Trong trường hợp cảm
xúc của bạn quá tồi tệ thì tốt nhất nên xin nghỉ buổi làm và ở nhà hay đi đâu
đó cho thoải mái tâm trạng, tư tưởng, tránh ảnh hưởng vào ngày làm việc tiếp
theo.
Đừng quên nói cảm ơn và chào tạm biệt
Nếu họ cần sự giúp đỡ từ bạn, thì có nghĩa bạn đang được họ
coi trọng. Nếu bạn gọi họ để nhờ giúp đỡ thì tất nhiên bạn nên biết ơn họ. Vậy
nên, dù thế nào hãy nói cảm ơn đối phương khi nói chuyện qua điện thoại nhé!
Khi câu chuyện kết thúc, hãy chào tạm biệt và cảm ơn họ. Cách làm này thể hiện
rằng bạn rất mong những cuộc nói chuyện tương tự vào nhiều lần sau nữa.
Luôn chuẩn bị sổ và bút khi nói chuyện qua điện thoại
Điều này để chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ một chi tiết nào
của cuộc trò chuyện. Không những vậy, chắc chắn bạn sẽ chủ động hơn trả lời những
thắc mắc của khách hàng.
Cân nhắc giờ giấc khi gọi điện
Nếu công việc không quá cần kíp, bạn hãy tránh những khung
giờ nhạy cảm như giờ nghỉ trưa, ăn tối hay khi đã quá khuya. Bởi khi bị làm phiền
vào những lúc này, khách hàng của bạn sẽ có hứng để giải quyết công việc, thậm
chí sẽ biểu hiện thái độ tiêu cực.
Kỹ năng không thể hình thành trong ngày một ngày hai và tất
nhiên kỹ năng phần lớn là do chính mình rèn luyện, học tập. Vậy nên, hãy cố gắng
để đạt được những gì mình mong ước nhé! Mình hy vọng với những chia sẻ về kỹ
năng nói chuyện qua điện thoại, các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để dễ dàng thành
công trên con đường mình chọn.
0 nhận xét:
Đăng nhận xét