Thu Hút Người Nghe Bằng Kỹ Năng Nói Chuyện Qua Điện Thoại

Ngày nay, với sự phát triển của khoa học, công nghệ, thông tin đại chúng, ngoài gặp mặt trực tiếp nói chuyện, người ta còn trao đổi công việc qua điện thoại, nhất là những người đang đi làm. Lúc này, kỹ năng nói chuyện qua điện thoại cần thiết hơn bao giờ hết, trở thành công cụ giúp bạn có những cuộc đàm phán thành công.

Cố gắng giữ giọng nói ở mức vừa phải, nhịp điệu phù hợp

Chắc chắn bạn sẽ không được thoải mái cho lắm khi đối phương nói chuyện qua điện thoại giống như đang quát vào tai mình đúng không? Người khác cũng vậy đó. Vậy nên, bạn hãy luôn giữ âm lượng vừa phải và cố gắng điều chỉnh giọng nói của mình dễ nghe nhất có thể. Với những người chuyên làm công việc cần phải nói chuyện qua điện thoại như nhân viên tư vấn khách hàng, nhân viên tổng đài điện thoại thì càng rất cần thiết.

Trong những trường hợp như vậy, bạn hãy cố gắng hạn chế nói giọng địa phương và tuyệt đối không được phát âm sai chính tả nhé. Đặc biệt, với những điểm quan trọng, hãy nhấn mạnh để đối phương có thể hiểu vấn đề bạn muốn đề cập tới một cách dễ dàng nhất.

Hãy thể hiện sự nhiệt tình khi nói chuyện qua điện thoại

Chắc chắn đối phương sẽ không có hứng thú nếu nhận ra rằng bạn có vẻ thờ trong cuộc giao tiếp này. Hãy tỏ ra biết lắng nghe vấn đề mà cả hai đang trao đổi. Nếu họ hiểu sai vấn đề, hãy nhẹ nhàng giải thích lại một cách rõ ràng nhưng ngắn gọn và dễ hiểu hơn. Chắc chắn rằng, cuộc nói chuyện của hai người sẽ hiệu quả hơn đấy!

Lịch sự là yêu cầu tối thiểu

Nếu bạn có thói quen nóng nảy, hay buông ra những lời khó nghe thậm chí là xúc phạm người nghe thì hãy bỏ ngay nhé. Vì chỉ cần lỡ lời làm người khác khó chịu, làm họ cảm thấy bị coi thường thì bạn đã “fail” rồi đấy. Sẽ không ai muốn giữ máy thêm giây phút nào nữa cả. Nó còn ảnh hưởng cả tới những lần nói chuyện sau này. Vì vậy, hãy giữ phép lịch sự khi nói chuyện qua điện thoại trong bất kì tình huống nào.

Đừng dập máy trước đối phương

Cũng giống như phép lịch sự, nếu bạn cúp máy sau đối phương, họ sẽ thấy rằng bạn không coi trọng họ cũng như không quan trọng cuộc điện thoại của hai người, từ đó làm mất thiện cảm từ đối phương. Đôi khi chỉ vì hành động nhỏ này cũng khiến mọi công sức nói chuyện của bạn trở nên đổ sông đổ bể. Vậy nên, hãy để họ cúp máy trước bạn nhé! Chắc chắn rằng, với thái độ này, không những cuộc nói chuyện đạt được hiệu quả mà bạn còn nhận được cái nhìn rất thiện cảm từ họ đó.

Hạn chế những trường hợp ngắt quãng khi nói chuyện qua điện thoại

Bạn là nhân viên tư vấn khách hàng? Đối phương đang cần sự giúp đỡ từ bạn? Hãy hạn chế để họ chờ máy quá lâu. Trong khi tư vấn, nếu gặp rắc rối không giải quyết được và cần phải nhờ người khác thì bạn hãy xin lỗi khách hàng. Hãy tranh thủ thời gian để giải quyết vấn đề và gọi lại ngay cho khách hàng. Ngoài ra, để khách hàng không khó chịu, bạn hãy tránh những từ “à”, “ừm” ,… trong cuộc nói chuyện. Điều này là nhân chứng tố cáo bạn kinh nghiệm chuyên môn, và chắc hẳn khách hàng hay đối phương sẽ cảm thấy thiếu tin tưởng ở bạn.

Đừng để cảm xúc riêng tư xen lấn vào công việc

Bạn đang đi làm, có nghĩa là bạn đang thực hiện công việc, nhiệm vụ của mình. Vì thế sẽ không có những cảm xúc cá nhân xen lấn vào việc công. Và khi nói chuyện điện thoại cũng nằm trong công việc của bạn, hãy giữ cho mình thái độ vui vẻ nhất có thể để đảm bảo công việc được diễn ra suôn sẻ, hiệu quả. Tốt nhất, hãy tự tạo cho mình cảm giác thoải mái. Chỉ khi luôn cảm thấy thoải mái, tự tin, bạn mới hoàn thành tốt nhiệm vụ thôi. Trong trường hợp cảm xúc của bạn quá tồi tệ thì tốt nhất nên xin nghỉ buổi làm và ở nhà hay đi đâu đó cho thoải mái tâm trạng, tư tưởng, tránh ảnh hưởng vào ngày làm việc tiếp theo.

Đừng quên nói cảm ơn và chào tạm biệt

Nếu họ cần sự giúp đỡ từ bạn, thì có nghĩa bạn đang được họ coi trọng. Nếu bạn gọi họ để nhờ giúp đỡ thì tất nhiên bạn nên biết ơn họ. Vậy nên, dù thế nào hãy nói cảm ơn đối phương khi nói chuyện qua điện thoại nhé! Khi câu chuyện kết thúc, hãy chào tạm biệt và cảm ơn họ. Cách làm này thể hiện rằng bạn rất mong những cuộc nói chuyện tương tự vào nhiều lần sau nữa.

Luôn chuẩn bị sổ và bút khi nói chuyện qua điện thoại

Điều này để chắc chắn rằng bạn không bỏ lỡ một chi tiết nào của cuộc trò chuyện. Không những vậy, chắc chắn bạn sẽ chủ động hơn trả lời những thắc mắc của khách hàng.

Cân nhắc giờ giấc khi gọi điện

Nếu công việc không quá cần kíp, bạn hãy tránh những khung giờ nhạy cảm như giờ nghỉ trưa, ăn tối hay khi đã quá khuya. Bởi khi bị làm phiền vào những lúc này, khách hàng của bạn sẽ có hứng để giải quyết công việc, thậm chí sẽ biểu hiện thái độ tiêu cực.

Kỹ năng không thể hình thành trong ngày một ngày hai và tất nhiên kỹ năng phần lớn là do chính mình rèn luyện, học tập. Vậy nên, hãy cố gắng để đạt được những gì mình mong ước nhé! Mình hy vọng với những chia sẻ về kỹ năng nói chuyện qua điện thoại, các bạn sẽ có thêm kinh nghiệm để dễ dàng thành công trên con đường mình chọn.